Récentes réflexions

D’un DME à l’autre : mode d’emploi pour survivre au changement

3 juin 2019

La clinique médicale ELNA de Saint-Mathieu-de-Belœil a franchi le pas de la conversion d’un DME à un autre… Récit d’un périple.

Pourquoi changer de DME?
Chaque DME a ses avantages… et ses limites. C’est pourquoi, au moment de choisir, il faut bien circonscrire les atouts recherchés : si tous ont pour but d’aider à optimiser la pratique médicale et de simplifier la continuité des soins, chacun a ses propres caractéristiques et répond à des besoins distincts.

Or, ces besoins évoluent au fil du temps. Ce qu’on attendait d’un DME il y a cinq ans ne correspond pas toujours à ce qu’on espère en obtenir aujourd’hui. C’est pourquoi les solutions s’adaptent et changent, elles aussi.

Repousser les limites
Après des années à tirer profit de leur tout premier DME, les Dres Sabrina Baril et Émilie Boisvert, co-chefs GMF et actionnaires de la clinique, se sont mises en quête d’un modèle à valeur ajoutée qui réglerait un certain nombre de tracas. Ce qu’elles visaient? Polyvalence et souplesse d’exécution.

Mais qui dit nouveauté dit souvent appréhensions. Comment convaincre les collègues de franchir le pas vers un nouveau DME?

Action… Réaction… Solutions.
Avant de passer à l’action, il fallait contrer l’opposition. Après tout, passer du papier à l’électronique avec l’implantation d’un premier DME cinq ans plus tôt avait provoqué tout un lot d’émotions.

Une bonne dose d’interaction s’avérait nécessaire. Dre Baril et Dre Boisvert ont ainsi donné la parole à chacun des membres de l’équipe, et tous ont pu exprimer craintes et besoins. C’est au terme de cette mise en commun d’idées que le comité exécutif de la clinique a pu cibler deux DME, parmi un éventail de possibilités.

Médecins et membres du personnel ont rencontré les représentants de ces DME – de marques distinctes – dans le cadre d’une présentation complète des solutions. Des séances qui ont permis de conclure que les options retenues au départ s’avéraient toutes deux intéressantes… Dès lors, comment choisir?

Miser sur la confiance
Ce qui a pesé dans la balance quand l’heure du choix a sonné, c’est la qualité du lien déjà établi par le passé avec le fournisseur :

« Nous avions déjà un excellent lien de confiance. L’acceptation du changement fut plus facile avec le reste de l’équipe médicale. Nous avions confiance que le transfert de données d’un DME à l’autre, via le fournisseur qui nous a toujours soutenus, se ferait adéquatement. »

Si les appréhensions s’avéraient nombreuses, cette relation positive établie plus tôt avec le fournisseur fut donc un atout déterminant pour vaincre les réticences.

Les clés du changement
Le choix du DME ayant finalement rallié toute l’équipe, il fallait penser stratégie. Parce qu’un tel changement, ça se prépare. Quels sont les aspects à considérer avant de passer à l’action? Comment bien gérer la transition?

L’expérience vécue par la clinique ELNA a permis de mettre en lumière deux mots d’ordre, à ne pas négliger :

  • communication
  • planification

Sur ces plans, des embûches ont en effet forcé les jeunes médecins à s’ajuster promptement. Des exemples? Si l’échéancier fourni initialement par le fournisseur était clair, la date prévue du début de la mise en œuvre, elle, fut source de confusion. Un irritant de taille qui a eu de fâcheuses conséquences : les copropriétaires ont été contraintes d’informer tardivement les membres de leur équipe du déroulement précis du processus. De plus, le changement de DME se déroulant en période estivale, plusieurs médecins étaient en vacances. Dans ce contexte, comment planifier les formations? Assurer un suivi rigoureux avec tous les médecins en un temps record fut l’une des principales difficultés.

Faire face aux aléas
Six mois après la transition, Dre Boisvert et Dre Baril font le constat d’une mise en œuvre difficile, voire chaotique. Avec le recul, elles posent un diagnostic clair : « Tout le monde a sous-estimé la charge de travail que le changement allait provoquer. »

« Beaucoup ont cru que parce qu’ils étaient déjà habitués à un DME, l’apprentissage d’un autre se ferait très rapidement. Mais il faut comprendre qu’un nouveau DME entraîne de nouveaux chemins, de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles habitudes. De plus, si certains termes utilisés sont les mêmes, ils ne signifient pas toujours la même chose d’un DME à l’autre. Un processus d’adaptation est inévitable. »

Aux moindres problèmes toutefois, elles ont pu compter sur l’aide du fournisseur, et ce, rapidement : « Nous avons eu un très grand soutien de la part des techniciens et des représentants », disent-elles.

Des gains substantiels
À la clinique ELNA, la période d’adaptation a duré trois mois. Ce moment charnière étant chose du passé, tous les membres de l’équipe se disent aujourd’hui très satisfaits du changement, et apprécient les nouvelles fonctionnalités à leur pleine mesure. Malgré les maux de tête, « personne ne reviendrait en arrière », assure-t-on. Les résultats sont au rendez-vous, et à la mesure de ce chacun attendait. Un bilan de santé somme toute positif pour la clinique.

Posologie
Avisées, les copropriétaires peuvent maintenant guider leurs collègues qui souhaitent franchir le pas :

« Avant de vous engager dans ce processus, posez-vous la question : voulez-vous vraiment changer de DME? »

Si la réponse est oui, donnez-vous les moyens de réussir :

  1. Lorsque l’échéancier est planifié, prévoyez une communication avec le médecin responsable du changement toutes les 2 semaines.
  2. Formez un « super utilisateur » 1 mois avant le déploiement du DME.
  3. Formez d’autres membres de l’équipe au moins 2 semaines avant la mise en fonction du nouveau système.
  4. Coordonnez-vous avec les médecins pour qu’ils vous assurent des disponibilités.
  5. Formez les médecins (deux options : niveau de base ou avancé).
  6. Fournissez les accès, les codes d’utilisateur et le manuel d’instruction de 3 à 4 semaines avant l’implantation.
  7. Prévoyez plus de personnel de soutien sur place, pour au moins 2-3 jours.

Trois conseils pour vos débuts avec le nouveau DME

  • Familiarisez-vous avec le nouveau DME avant de voir des patients.
    (Faites des mises en situation, comme si le patient était présent, et ce, avec tous les types de patients possibles – obstétrique, pédiatrie, etc. Pratiquez les prescriptions, l’utilisation des formulaires, etc.)
  • Doublez les durées de rendez-vous.
  • Organisez des ateliers au sein de la clinique pour échanger trucs et astuces.